Une réponse à l'activité croissante du service urbanisme

La ville de Gruissan se situe sur le littoral d'Occitanie. En raison de son attractivité, elle a cette particularité de voir passer le nombre de ses habitants de 5400 à 60 000 l'été. Les projets d'urbanisme connaissent donc une belle dynamique avec une progression de 1024 actes en 2017 à 1434 actes en 2022. Le service urbanisme s'est d'ailleurs agrandi avec le recrutement d'un nouvel agent.

Pour répondre à cette croissance et dans le contexte de l'obligation réglementaire de dématérialiser la chaîne d'instruction des dossiers d'urbanisme au 1er janvier 2022, le service réfléchit dès le début de l'année 2021 à remplacer sa solution jugée obsolète, en veillant à respecter trois points importants du cahier des charges :

• Le budget serré.
• La disponibilité et la qualité de la relation humaine avec l'éditeur pour assurer des réponses rapides et personnalisées aux demandes utilisateurs.
• La réactivité du prestataire pour déployer le projet en quelques mois avant la date limite du 1er janvier 2022.

La frise chronologique ci-dessous illustre les différentes phases du projet telles qu'elles se sont déroulées.

Des bénéfices axés sur l'efficacité

À la question de savoir quels sont les bénéfices observés depuis la mise en œuvre d'openADS, Rémi Pineau commence son énumération par ceux qui ont concrètement optimisé et facilité le quotidien de l'équipe d'instructeurs de la ville de Gruissan :

• L'autonomie sur les modifications et le paramétrage de l'outil.
• La récupération des données cartographiques avec l'intégration dans openADS de Mon Territoire Carto. La fonctionnalité constitue un énorme avantage, car auparavant la cartographie de l'ancienne solution n'était pas utilisée. Sa mise à jour dépendait en effet des équipes de la commune qui n'en avait pas le temps. Les données n'étant jamais actualisées, elles demeuraient inexploitables.
• Les avantages des fonctionnalités liées à la dématérialisation : notification par mail, intégration des courriers signés, quasiment plus d'envoi de courrier, donc un vrai gain de temps et d'efficacité sur les dossiers.
• L'instruction simplifiée par la dématérialisation. Par exemple, les instructeurs ont pu travailler de concert avec les ABF dès le début de la dématérialisation (environ 60 avis sur l'année).
• Le club utilisateurs et le forum avec ses informations régulières.
• Une réponse dans la journée aux questions posées au Service Support.
• L'évolution rapide du logiciel depuis sa mise en place.
• La force de l'intelligence collective du logiciel libre.
• L'avantage du logiciel libre : possibilité de créer des utilisateurs librement.

Le choix d'atReal : la différence par l'humain et par l'expertise

Au moment de choisir entre les différents prestataires qui ont présenté leur solution respective, cinq points ont fait pencher la balance en faveur d'atReal :

1. La présence humaine forte avec une présentation très convaincante
2. L'expérience ADS
3. La proposition financière
4. Les atouts du logiciel : ergonomie, qualité graphique, possibilité de l'adapter simplement à l'organisation
5. L' outil cartographique

Le projet en un mot : "une réussite"

Rémi Pineau résume ainsi le projet mené :

"Une réussite :

• parce que les instructeurs partaient vers l'inconnu (pas sereins) en changeant de logiciel en même temps que le passage à la dématérialisation,
• parce que les promesses de l'éditeur ont été tenues,
• parce qu'ils sont ravis des prestations."