Un double enjeu de maîtrise et d'adaptation à l'organisation
Avec ses 19 000 habitants, son service Aménagement Urbain animé par 7 agents, et l'obligation réglementaire de dématérialiser l'instruction des dossiers d'urbanisme au 1er janvier 2022, il était important que la ville de Bagnols-sur-Cèze puisse compter sur une solution fiable et ergonomique, en mesure de répondre à quatre attentes spécifiques en termes de fonctionnalités et d'interconnexion :
- Le paramétrage précis et personnalisé de la solution.
- La bible de textes et les courriers types intégrés pour une rédaction plus rapide et plus sûre.
- La facilité de recherche.
- La liaison avec le SIG VMap.
La frise chronologique ci-dessous illustre les grandes phases de la collaboration entre la ville de Bagnols-sur-Cèze et atReal :
L'automatisation et l'assistance, facteurs clés de l'efficacité du service
À la question de savoir quels sont les bénéfices observés depuis la mise en œuvre d'openADS, Jérôme Balland énumère quatre caractéristiques toutes axées sur l'automatisation des processus ou l'assistance de l'utilisateur :
- La dématérialisation avec entre autres : l'interface IDE'AU pour le dépôt en ligne des dossiers par les pétitionnaires, la transmission des dossiers à la plateforme de l'État, la numérisation assistée et l'intégration automatisée des dossiers papiers dans openADS, la signature électronique.
- Les échanges avec les services consultés sans avoir à sortir d'openADS.
- Les CUa automatiques. Si un CUa est dématérialisé, en 10 minutes le CUa peut être sorti et envoyé : cela constitue un énorme gain de temps, car le service a beaucoup de CUa à traiter.
- Le système de bible qui permet également de gagner du temps dans la rédaction des courriers.
Le choix d'atReal : la différence par la sérénité
Au moment de choisir entre les différents prestataires répondant à l' Appel d'Offre, deux points ont fait la différence :
- Le rapport prix/prestations.
- L'accompagnement et la disponibilité de l'équipe.
Le projet en un mot : "réactivité et adéquation"
Jérôme Balland résume ainsi le projet mené :
"La réactivité d'atReal à proposer une solution adéquate à la fois financière et organisationnelle (changement de gouvernance et découpage du projet)."
- openADS : Logiciel de gestion des dossiers d'urbanisme openADS est un logiciel web très complet destiné à l'instruction dématérialisée des dossiers d'urbanisme. En conformité avec le programme Démat.ADS, il est raccordé à PLAT'AU et AD'AU. Il permet de gérer tous les types d'autorisations de droit des sols, d'assurer le suivi des délais et la dématérialisation des pièces via IDE'AU, son portail SVE/GRU. Il peut être installé en commune ou en service mutualisé.
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iDE'AU : un portail GRU pour les Autorisations d'Urbanisme En add-on d'openADS, iDE'AU est un portail de Gestion de la Relation Usager dédié aux Autorisations d'Urbanisme. Il apporte une solution simple et efficace de Saisine par Voie Electronique pour le dépôt et le suivi dématérialisé des dossiers d'urbanisme, aussi bien pour les pétitionnaires professionnels que particuliers.
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La numérisation des dossiers d'urbanisme Dématérialisation oblige, la numérisation des dossiers d'urbanisme papier est inévitable et la tâche bien souvent fastidieuse et chronophage. Le module de numérisation d'openADS assiste les agents en mairie et apporte une réponse efficace au besoin d'intégrer un dossier papier dans la chaîne d'instruction dématérialisée, de manière fiable et rapide.
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L'éditeur de texte intelligent d'openADS La rédaction de documents et courriers est essentielle dans l'instruction des dossiers d'urbanisme. openADS apporte une solution simple et fiable au besoin de rédiger, éditer et stocker des documents de façon cohérente et rapide, y compris dans des environnements multi-communes.