openADS au PETR du Pays d'Auch

Nous accueillons dans nos pages "Références" Sébastien Paquignon, responsable du pôle ADS de la communauté d’agglomération Grand Auch Cœur de Gascogne, pour un retour d'expérience après la mise en œuvre d'openADS.

Sébastien, raconte-nous un peu le contexte…

Nous sommes 6 agents chargés de l’instruction des autorisations d’urbanisme pour la ville d’Auch et les 31 autres communes adhérentes au service instructeur mutualisé de la communauté d’agglomération.

En parallèle, nous travaillons en collaboration étroite avec deux agents instructeurs rattachés au Pôle d’Equilibre Territorial et Rural du Pays d’Auch , lesquels traitent les autorisations d’urbanisme pour 77 communes.

L’ensemble du territoire compte environ 66000 habitants.

Côté instruction des dossiers d'urbanisme, il y a environ 160 utilisateurs métiers pour un volume de 1500 dossiers par an, hors traitement des CUa, des DIA, des AT et autorisations d’enseignes.

 

Le pôle ADS de Grand Auch Cœur de Gascogne

 

L'émergence du besoin remonte à mai 2019 et reposait sur trois points :

  • Nous devions rapidement remplacer notre prestataire qui n'était pas en mesure de développer un dispositif fonctionnel et adapté à notre organisation.
  • En parallèle, nous voulions déployer un module SIG complet et la nouvelle application métier devait donc être capable de "dialoguer" avec lui afin d'automatiser certains process.
  • Le tout dans un temps particulièrement court entre la commande et la mise en production.

 

Frise Chronologique projet openADS Grand Auch

 

Quelles étaient vos attentes et les solutions apportées ?

La simplification

Les modalités d’intégration de la bible ADS étaient complexes et chronophages. Elles nécessitaient de multiples manipulations pour intégrer une même donnée texte dans plusieurs modèles de courriers différents. Nous voulions plus simple.
atReal a proposé et développé un encodage spécifique permettant l'intégration d'une donnée dans plusieurs courriers types via une seule manipulation.

L'automatisation

Pour établir le courrier de demande de pièces complémentaires, le listing des pièces ne faisait référence qu'aux titres des pièces. Ce qui induisait soit une saisie systématique par l’instructeur du contenu texte correspondant, ce qui était source d’erreur ; soit l’obligation pour chaque service instructeur de configurer sa propre bible "Pièces" à la création mais aussi à chaque mise à jour lors d'une modification des données nationales.
atReal a mis en place une bible commune à tous les services instructeurs clients. Elle intègre à la fois le titre des pièces mais aussi le contenu texte et elle est mise à jour par l’administrateur de l’application, de manière centralisée pour tous les utilisateurs. Pour aller plus loin, atReal a également proposé l'analyse du fichier source proposé par le service instructeur afin d'automatiser l’intégration des données correspondantes.

La conformité

Pour nommer les fichiers scannés rattachés dans les dossiers, il manquait une liste complète avec une nomenclature alignée sur le code des pièces ADS.
atReal a proposé une liste exhaustive des pièces disponibles par type de dossier et travaillé à la création d’une nomenclature adaptée dans l'attente de celle imposée par l'État dans le cadre du programme Démat.ADS.

La fiabilité

Les délais sont essentiels dans l'instruction et certains devaient être révisés.
atReal a lancé un groupe de travail collaboratif composé de plusieurs services instructeurs clients pour identifier les erreurs et les corriger dans la bible. 

Quels sont les bénéfices mesurés depuis la mise en place de la solution ?

Un gain de temps indéniable ! Du fait de la configuration optimisée d'openADS et de son interconnexion avec le SIG, la remontée immédiate des données SIG permet un traitement quasi automatique des CUa et l'analyse rapide des contraintes et servitudes facilite l’identification des services à consulter.

La rédaction des courriers est également fortement accélérée et facilitée lorsque la bible est correctement configurée.

Dans les deux cas, nos instructeurs évitent des tâches répétitives à faible valeur ajoutée et peuvent se concentrer davantage sur l'instruction elle-même, c'est mieux pour nous mais aussi pour nos usagers !

Qu'est ce qui a fait la différence dans le choix d'atReal ?

openADS est une application à la fois très aboutie et modulable selon les différents utilisateurs. Elle permet le traitement de multiples types de dossiers ADS, mais aussi notamment les autorisations d’enseigne, les DIA et les AT.

Autre point essentiel, l'application était déjà sur les rails de la loi ELAN et donc quasi prête pour le déploiement du processus de dématérialisation des dépôts.

Enfin, l'équipe est très à l’écoute, agréable et réactive. Il est possible d’échanger et surtout de proposer des évolutions.
L'accompagnement est réel tant dans la création du projet que dans sa mise en place.
Les échanges sont facilités à tout moment grâce à de multiples outils et supports : la plateforme extranet, le forum et les ateliers en visio.