La numérisation : une étape incontournable de l'instruction dématérialisée
Dès le déploiement d’openADS en décembre 2019, les 32 communes adhérentes au service instructeur mutualisé de Grand Auch Cœur de Gascogne ont été invitées à enregistrer chaque nouvelle demande en créant 1 fichier avec les pièces scannées. Cette action avait initialement pour objectif de faciliter la consultation par des services par courriel.
Avec la dématérialisation de l’ADS au 1er janvier 2022, cette démarche a pris tout son sens et a permis de répondre immédiatement et facilement aux nouveaux procédés mis en place, notamment pour consulter les services via PLAT’AU ou encore pour envoyer les dossiers au contrôle de légalité.
Toutefois les nouvelles règles fixées par le code de l’urbanisme, qui imposent de scanner chaque pièce indépendamment les unes des autres, sont venues ajouter une contrainte supplémentaire, synonyme d’actions chronophages et de temps de traitement allongés pour les agents des collectivités effectuant cette tâche.
Le module de numérisation d'openADS, basé sur la solution Open-Capture de notre partenaire Edissyum, a alors pris tout son sens pour effacer cette contrainte et optimiser l'ensemble de la chaîne d'instruction dématérialisée.
De vrais bénéfices au service du guichet unique et des instructeurs
Le module de numérisation s’inscrit complètement dans la logique imposée par la dématérialisation de l’ADS. Pour chaque dossier papier pris en charge par le guichet unique, il permet :
- d'accélérer la mise à disposition des dossiers auprès du service instructeur,
- d'uniformiser la démarche de rattachement des pièces dans les dossiers,
- d'assurer la conformité du nommage des pièces selon la nomenclature PLAT’AU,
- de sécuriser l’enregistrement des fichiers et l’instruction des dossiers,
- de gagner du temps par rapport à la procédure traditionnelle d’intégration et de nommage des fichiers,
- de faire de vraies économies à l’échelle de la communauté d’agglomération.
Le projet en un mot : "le gain de temps"
"Les fonctionnalités et la simplicité d'utilisation du module de numérisation d'openADS représente un vrai gain de temps dans la gestion et l’enregistrement des dossiers."
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La numérisation des dossiers d'urbanisme Dématérialisation oblige, la numérisation des dossiers d'urbanisme papier est inévitable et la tâche bien souvent fastidieuse et chronophage. Le module de numérisation d'openADS assiste les agents en mairie et apporte une réponse efficace au besoin d'intégrer un dossier papier dans la chaîne d'instruction dématérialisée, de manière fiable et rapide.
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Edissyum Edissyum est une société d’édition et d’intégration spécialisée en dématérialisation et en gestion électronique des documents. Elle propose une gamme de services et de solutions Open Sources dédiées à l’acquisition de document, la capture de contenu, la diffusion et le traitement automatique des documents entrants, sortants et circulants.
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openADS au PETR du Pays d'Auch Nous accueillons dans nos pages "Références" Sébastien Paquignon, responsable du pôle ADS de la communauté d’agglomération Grand Auch Cœur de Gascogne, pour un retour d'expérience après la mise en œuvre d'openADS.
- openADS : Logiciel de gestion des dossiers d'urbanisme openADS est un logiciel web très complet destiné à l'instruction dématérialisée des dossiers d'urbanisme. En conformité avec le programme Démat.ADS, il est raccordé à PLAT'AU et AD'AU. Il permet de gérer tous les types d'autorisations de droit des sols, d'assurer le suivi des délais et la dématérialisation des pièces via IDE'AU, son portail SVE/GRU. Il peut être installé en commune ou en service mutualisé.