La dématérialisation pour simplifier les relations entre l'administration et les citoyens
Par le décret n° 2016-1491 du 4 novembre 2016, dans l'objectif de simplifier les relations entre l'administration et les citoyens, le Gouvernement a prévu que les usagers puissent saisir l'administration par voie électronique dans les mêmes conditions qu'une saisine par voie postale.
Cette Saisine par Voie Électronique peut se traduire par les dispositifs suivants :
- Une simple adresse de messagerie correspondant à une boîte aux lettres fonctionnelle ;
- Un formulaire de contact général ou ciblé, dont chaque requête est redirigée vers le service ;
- Un téléservice spécifique capable de s'interfacer avec le logiciel d'instruction du service.
Seule la mise en place d'un téléservice garantit une fiabilité optimum des échanges entre l'usager et l'administration.
Appliquer ce principe de dématérialisation aux procédures d'urbanisme n'est pas si simple
La vie d'un dossier d'urbanisme suit plusieurs étapes : du dépôt de la demande jusqu'à l'arrêté de décision en passant par la consultation des services en cours d'instruction.
Un dossier de permis construire, c'est aussi aujourd'hui un nombre élevé de pièces à joindre à la demande, comme les plans à transmettre et à consulter dans la bonne échelle par exemple. Les téléservices proposés dans le cadre de la Saisine par Voie Electronique devront mentionner dans leurs CGU les formats de fichiers, le volume maximum des fichiers transmis, les horaires des services, etc.
L'enjeu de la dématérialisation est donc de taille : trouver les normes et les procédures pour dématérialiser...et ne pas rematérialiser !
Un report d'échéance pour une dématérialisation globale de toute la chaîne de traitement des dossiers d'urbanisme
Initialement le décret n° 2016-1491 du 4 novembre 2016 prévoit de rendre possible la saisine par voie électronique des demandes d'autorisation d'urbanisme dès le 7 novembre 2018, alors que par ailleurs l'échéance d'obligation de la dématérialisation de l'instruction de ces demandes est fixée au 1er janvier 2022.
L'écart entre les deux échéances présente un risque : le seul dépôt dématérialisé de ces demandes, sans l'associer au processus d'instruction qui s'ensuit, créerait un report de charges des pétitionnaires vers les collectivités instructrices, les obligeant à rematérialiser les dossiers pour, par exemple, procéder aux différentes consultations requises.
C'est pourquoi, par le décret n° 2018-954 du 5 novembre 2018, le gouvernement s'est engagé à différer l'échéance de la mise en œuvre du droit de saisine par voie électronique afin de l'aligner sur celle de l'obligation de la dématérialisation de l'instruction, fixée au 1er janvier 2022.
Un délai supplémentaire qui n'interdit pas de se pencher sur la dématérialisation des procédures d'urbanisme dès aujourd'hui !
Ce délai supplémentaire va permettre, en coordination entre l'État et les collectivités instructrices mais aussi les éditeurs, de fixer des standards et des protocoles d'échange afin de garantir une interopérabilité des différents outils et parvenir ainsi à la dématérialisation globale de la chaîne de traitement des demandes d'autorisation d'urbanisme.
Cependant les communications ministérielles rappellent que les collectivités sont autorisées à proposer, avant l'échéance du 1er janvier 2022, un téléservice pour recevoir des demandes dématérialisées.
Afin d'anticiper l'obligation du 1er janvier 2022, atReal est déjà en mesure de vous apporter des solutions tant sur la saisine par voie électronique avec le connecteur citoyen Publik pour la gestion de la relation usager (GRU) que sur l'instruction dématérialisée des dossiers d'urbanisme avec son logiciel de gestion des autorisations du droit des sols openADS.